Мы вступили в 2018 год. Все органы государственной власти, компании, организации крупного и малого бизнеса и, соответственно, индивидуальные предприниматели (ип) начинают новый деловой год. Все папки за предыдущий 2017 год будут закрыты до 31 декабря. Либо утверждается новая номенклатура, либо продлевается номенклатура 2017 года (если в ней нет изменений). Для документов выпускаются новые папки (типа «корона»).
Папки-скоросшиватели оформляются в соответствии с заголовками дел, указанными в номенклатуре. Это необходимо для четкой систематизации новых документов, их хранения и непосредственного использования в 2018 году.
Кроме того, с января 2018 года начинается отбор, экспертиза и подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сделайте это правильно.
СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДОКУМЕНТЫ ИСХОДЯ ИЗ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Кроме того, для вашего удобства мы приведем основные виды документов, образующихся в кадровой сфере, и укажем соответствующие номера статей справочника типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Признаки сроков хранения (утверждены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года на 558 лет, опубликован 16 февраля 2016 года — далее — перечень-перечень).
Данный перечень устанавливает следующие сроки хранения документов
— долгосрочный период хранения,
Дополнительно укажите, какие документы по личному составу могут быть уничтожены в 2018 году.
Документы по личному составу с постоянными сроками хранения
Постоянные сроки хранения устанавливаются для следующих документов
— документы (отчеты, сводки, справки, информации) о состоянии и проверке работы с персоналом (ст. 648 Перечня),
— личные конверты руководителей организации — представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и другие звания, награды, членов руководства, исполнительных и контрольных органов организации — награды, степени, баллы (ст. 656 «а» Перечня)
— протоколы заседаний конкурсной комиссии по замещению вакансий, выборам, формированию штата — документы о 60-летнем возрасте (справки, характеристики и др. ) к ним (статья 670 Перечня),
— протоколы заседаний комиссий (ст. 678 Перечня) для обеспечения требований к служебным действиям государственных и муниципальных служащих и разрешения споров,
— протоколы проверок государственных и муниципальных служащих (ст. 683 «в» Перечня); и
— каталог членов руководящего органа учреждения (ст. 685 «а» Перечня),
— Каталог ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других боевых действий (ст. 685 «б» Перечня),
— Каталог лиц, удостоенных государственных и иных наград, удостоенных государственных и иных званий, наград (ст. 685 «в» Перечня) и др.
Документы по личному составу со сроком хранения 75 или 50 лет
В 2018 году почти все документы по личному составу могут быть закрыты до 1942 года, когда они будут закрыты.
— Приказы Приказы, смены, совмещения, перемещения и увольнения (ст. 19 «б» в перечне),
— Приказы о перемене имени и фамилии (статья 19 «б» Справочника),
— Приказы о присвоении, надбавках и поощрениях (ст. 19 «б» Перечня),
— Приказы об оплате труда, различных выплатах (статья 19 «b» Директории),
— Приказы об отпуске по уходу за ребенком (статья 19 «b» Директории),
— Приказы без оплаты — свободная лицензия (заработная плата) (статья 19 b» Справочника),
— Приказы о выдаче лицензий любого вида работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (ст. 19 «б» Списка),
— Приказы о распределении обязанностей по основным профилям деятельности (ст. 19 «б» Перечня),
— распоряжение о длительных командировках внутри страны и за границу (ст. 19 «б» Перечня),
— распоряжение о направлении в командировку работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (ст. 19 «б» Справочника),
— Оформление распорядительных документов: распоряжения и указания ответственного лица (ст. 258 б «б» Перечня),
— Штатное расписание (статья 74 Перечня). Не путайте штатные расписания со штатными расписаниями (штатные расписания находятся в постоянном соответствии со статьей 71 Перечня). Отличие: в штатном расписании определяются ФИО сотрудников, должности и оклады.
— Личные конверты для сокращенных сотрудников (ст. 656 Перечня),
— Командировочные конверты специалистов, выделенных для работы за границей (ст. 659 Перечня),
— Личные конверты изобретателей, рационализаторов (ст. 629, перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности в 676 условиях. Изменено 28 апреля 2011 г.) и др.
— Личные карточки уволенных по сокращению штатов работников (ст. 658 Перечня),
— Трудовые договоры, соглашения, контракты и договорные соглашения с физическими лицами (ст. 456 «Б», ст. 657 Перечня),
— Каталог работников, занятых на работах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда (ст. 613 Перечня),
— аттестационные заключения — документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы внедрения рекомендаций, выданные в ходе аттестации), не включенные в личные дела (ст. 697 Перечня),
— документы, связанные с ценообразованием персонала (справки, анкеты, каталоги) (ст. 704 Перечня),
— сокращение оригиналов личных документов (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, сертификаты и т.д.) (ст. 664 Перечня) и др.
— командировочные удостоверения работников, направляемых в районы Севера и приравненные к ним местности (ст. 668 Справочника) и др.
Кадровые документы с пятилетним сроком хранения.
В 2018 году могут быть повреждены следующие кадровые документы, закрытые до 2012 года
— Приказы о дисциплинарных взысканиях (статья 19 b «(2) Справочника),
— Приказ о разрешении на выплату годового оклада (статья 19 б «(2) Справочника); и
— Приказ о разрешении на обучение (ст. 19 «б» п. 2 Перечня),
— приказы об оказании услуг (не связанных с основной деятельностью) (статья 19 b «(2) Справочника),
— предписания о краткосрочных командировках внутри страны и за ее пределы, а также за рубеж (статья 19 б «(2) Перечня),
— функции, биографические справки сотрудников, не включенные в личное дело (5-летняя ЭПК) (ст. 661 Перечня),
— документы (справки, отчеты, докладные записки, копии приказов, распоряжений, положение и т.д.), не включенные в личное дело (ст. 665 Перечня),
— командировочные удостоверения по возвращении из командировок (ст. 668(1) Справочника), кроме командировок в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (срок хранения — 75 лет),
— документация (служебные задания, отчеты, переписка), связанная со служебными командировками работников (5 лет ЭКА), за исключением длительных декретных за границей (10 лет ЭКА) (ст. 669 Перечня)
— Документы (представления, отчеты, анкеты, акты), связанные с определением индивидуальных плательщиков взносов, заработной платы и пособий (ст. 676 Перечня), но при отсутствии приказа — 75 лет ЭПС,
— Переписка об установлении и выплате личных взносов, заработной платы и пособий (ст. 677 Перечня),
— Каталог уполномоченных работников (статья 685 «д» Справочника),
— Каталог работников, направленных на обучение без отрыва от производства (статья 685 «i» Справочника),
— Каталог работников, вышедших на пенсию (статья 685 «IA» Каталога),
— Почтовые отправления в командировках (ст. 687 Перечня), но заграничные командировки — 10-летний ЭПК (ст. 687(1) Перечня) и т.д.
Документы по личному составу на консервации сроком на три года
В 2018 году можно уничтожить следующие кадровые документы, которые были закрыты до 2014 года
— почтовые отправления, связанные с переводом сотрудников в другие организации (ст. 651 Перечня),
— документы (анкеты, резюме, кадровые бюллетени, заявления и рекомендации) поверенных (статья 663 Справочника),
— каталог работников, подлежащих воинскому учету (статья 685 «е» Справочника),
— переписка по вопросам воинского учета работников (ст. 690 Перечня),
— документы (отчеты, акты, сведения), связанные с оформлением трудовых книжек и вкладышей в них (ст. 686 Перечня),
— реестр лиц, подлежащих воинскому учету (ст. 695 «д» Перечня),
— реестры лицензий (статья 695 «з» Перечня) и т.д.
Документы по личному составу на годичный период хранения
В 2018 году документы по личному составу будут закрыты до 2016 года.
— Лицензионные таблицы (статья 693 Перечня),
— Сертификаты, таблица квалификаций (ст. 707 Перечня), например.
≥ Больше Рудина, генеральный директор, Ресурсы www. arhivdocument. ru
Данный документ частично опубликован в. Вы можете прочитать его полностью в журнале HR Solutions, no. 2, 2018.
Какие обязательные документы по зарплате должны храниться в организации?
Какую обязательную документацию по начислению заработной платы должна вести ваша организация?
Ответ
Следует отметить, что перечень документов по начислению заработной платы, которые должны быть у работодателя, законодательно не определен.
Однако, прежде всего, можно отметить следующее
Перечень обязательных и рекомендуемых кадровых документов
Как закрыть срочный трудовой договор
Как заполнить трудовую книжку при приеме сотрудника на работу
Как оформить трудовую книжку в трудовой книжке
п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
п. 12 № 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. 225.
При выдаче годовых лицензий агентство руководствуется
Памятка — счет для предоставления лицензии.
Положение о трудоустройстве является обязательным документом для работодателя, поскольку Трудовой кодекс РФ требует фиксировать в нем определенные вопросы трудовых отношений.
Организация или индивидуальный предприниматель, относящиеся к субъектам малого и среднего предпринимательства, вправе не составлять положение о занятости, если они заключили с работником договор по типовой форме.
подп.6 п.1 ст.8, п.1 ст.1 61-ФЗ от 31 мая 1996 г.
п. 8 закона от 28 марта 1998 г., ст. 7 53-ФЗ.
Положение № 719 от 27 ноября 2006 года, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации.
Методические рекомендации, утвержденные Министерством обороны Российской Федерации 11 июля 2017 года
Методика организации воинского учета работников
Методика оформления документов при призыве работников на военную службу.
ст. 212, ч. 2 ст. 226 Трудового кодекса Российской Федерации.
п. 1 справочника, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н.
Пп. 212, ч. 2 ст. 2 Трудового кодекса Российской Федерации.
1 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 13 января 2003 г. № 7 29 Минобразования России от 13 января 2003 г.
Как организовать обучение сотрудников по вопросам профессиональной безопасности.
Как внедрить обновления по охране труда.
Как организовать обучение работников по пожарной безопасности
Как организовать оказание первой помощи на рабочем месте
Как разработать директивы по охране труда
По общему правилу, условия трудового договора могут быть изменены только по письменному соглашению сторон путем расторжения дополнительных соглашений к трудовому договору.
В то же время закон предусматривает случаи изменения трудового договора, требующие ряда процедур и документов, например, изменение организационных или технических условий труда, поручение работнику дополнительной работы и т.д.
Как оформить временный перевод работника на другую работу.
Как оформить перевод работника на постоянную работу в той же организации
Как оформить перевод работника в другую организацию
Как оформить перевод работника в другую местность
Как оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего работника другим работником
Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником
Как оформить совмещение профессий
Как оформить кадровую документацию при реорганизации организации
Как оформить кадровую документацию при смене собственника имущества учреждения
Как оформить кадровую документацию при изменении требований, сведений об организации
Причины расторжения трудовых договоров.
Как оформить увольнение по соглашению сторон
Способ оформления увольнения по соглашению сторон
Способы оформления увольнения по окончании срока действия договора
Способы оформления увольнения по сокращению штата или численности работников
Как оформить увольнение во время испытательного срока
Как оформить увольнение в связи с неоднократным невыполнением должностных обязанностей
Как оформить увольнение в связи с отсутствием на рабочем месте
Как оформить увольнение в связи с утратой доверия
Как оформить увольнение в случае несоответствия занимаемой должности
Как оформить увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон
Как оформить документы в случае призыва сотрудника на военную службу
Как оформить увольнение генерального директора
Как оформить увольнение сотрудника
Как оформить лицензию с последующим увольнением
Постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Какими документами следует оформлять лицензию на обучение
При оформлении лицензии с получением дохода
Случаи предоставления неоплачиваемого обучения
Постановление Госкомтруда СССР и Общее положение 31/3-30, утвержденное Секретариатом ВЦСПС от 31 января 1985 г.
Единый перечень требований и прав
Годовое разрешение на оплату труда может быть разделено на части, одна из которых не должна быть менее 14 дней.
Работодатель обязан продлить срок действия годового разрешения в случаях, предусмотренных законодательством организации или локальным актом
ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса Российской Федерации.
ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса Российской Федерации
ч. 1 ст. 124, п. 1 Трудового кодекса Российской Федерации
В таких случаях разрешения могут быть заменены денежной компенсацией
Каким образом компенсация за неиспользованные разрешения не относится к увольнению?
Порядок утвержден совместным постановлением от 4 апреля 2000 г. Минтруда России № 26 и ФСС России № 34.
Как оформить отпуск по беременности и родам.
Как выплачиваются пособия по беременности и родам?
Закон от 19 мая 1995 г., ст. 21 № 81-ФЗ.
Порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России 1012н от 23 декабря 2009 года.
Матери, отцы, бабушки, дедушки и другие родственники родителей или опекуны ребенка имеют право осуществлять уход за ребенком до достижения им возраста трех лет. В течение этого срока работнику выплачивается
1. пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста пяти лет и
компенсационные выплаты до достижения ребенком возраста трех лет.
ч. 1 ст. 14 закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ
п. 11 1206 Постановления, утвержденного Правительством РФ 3 ноября 1994 г.
Способы оформления лицензии по уходу за ребенком.
1. как выплачивается пособие по уходу за ребенком до пяти лет?
Как выплачивается компенсация во время отпуска по уходу за ребенком до трех лет
Работники могут выйти из отпуска по уходу за ребенком:
по окончании этого отпуска, то есть когда ребенку исполнится три года, или
раньше, то есть до достижения ребенком трехлетнего возраста.
Этот локальный акт необходим, если
Работодатель должен предоставить свою конфиденциальную информацию и/или
в трудовом договоре работника есть условие о работе, содержащее конфиденциальную информацию.
Если такой работник не знаком с процессом работы с конфиденциальной информацией, работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию.
Статья. 57, ст. 68, ч. 3, п. «в», ст. 68, ч. 1, п. 1, ст. 81 Российская Федерация, ст.
Закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ.
Как составить положение об оплате труда
Как составить положение о премировании работников
Как оформить доплаты и надбавки к зарплате, установленные на основании инициатив агентства.
Скидки можно получить из зарплаты сотрудника:
На основании званий руководителей,
Статья. 12 Закона от 2 октября 2007 г. 98 № 229-ФЗ.
ст. 137, 238, 240 Трудового кодекса Российской Федерации.
ч. 4 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1
Способы исполнения резервирования из заработной платы на основании исполнительных документов.
Как произвести резервирование из заработной платы работников в связи с организационными инициативами
Как производить удержания из заработной платы работников по инициативе работника
Комментарии к статье 105 Трудового кодекса Российской Федерации. Рабочие дни делятся на части.
Режим рабочего времени отличается от общих правил. Как правильно их применять и корректировать?