Сотрудники часто меняют фамилию, а иногда и имя. Причиной может быть замужество и фамилия жены или развод, усыновление и восстановление прежней фамилии. Граждане, достигшие 14 лет, могут менять фамилию без причины. В нашей статье сотрудники кадровой службы разберутся, как действовать в подобных ситуациях.
При смене фамилии или имени работник должен предоставить оригинал документа, подтверждающего изменение персональных данных.
— Паспорт. В нем будет указана новая фамилия или имя сотрудника,
— Свидетельство о браке или о перемене имени.
Кроме того, от работника может быть получено заявление о смене фамилии или имени. Работодатель может изменить данные сотрудника только на основании оригинальной документации и не обязан хранить ее копию в организации. В противном случае при проверке Роскомнадзор сочтет избыточную обработку персональных данных нарушением прав работника (постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу № А53-10287/2013). Поэтому после внесения изменений оригинал документа должен быть возвращен работнику, а копия уничтожена.
Если работник меняет фамилию или отчество, необходимо внести изменения в трудовую книжку (если она сохранилась). Для этого необходимо стереть предыдущие элементы обложки и вписать новые. Данные для подтверждающей документации указаны на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица, печатью учреждения или кадровой службы — при наличии печати (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). заверяется номером приказа. Если в трудовой книжке есть вкладыш, то фамилия должна быть внесена на обложку вкладыша (п. 32 Приказа № 320Н).
Закон не обязывает работодателя вносить изменения в фирменные трудовые книжки, удостоверения и другие кадровые документы. Поскольку номер трудовой книжки работника остается прежним, работодатель при необходимости может получить информацию о его деятельности из программы «Личное дело», где указана основная информация, например, смена фамилии или подробный паспорт.
Сотрудникам не нужно менять фамилию сотрудника в трудовой книжке. Удобнее искать принятых в трудовой книжке по дате принятия сотрудника.
С другой стороны, корректировки не запрещены. Работодатели могут делать это для удобства. Более того, необходимость внесения изменений может быть предусмотрена административным приказом в кадровом архиве компании. Например, в печатной программе отпусков, утвержденной до внесения изменений в персональные данные работника, новые фамилии или имена сотрудников могут быть указаны в графе 3 «Фамилия, имя, должность» и в графе «Примечания».
Если кадровые документы хранятся в компьютерной программе, вносить исправления удобнее. В этом случае не нужно вручную вносить изменения в каждый документ. Достаточно один раз ввести данные нового сотрудника. Дата и порядковый номер, а также эти исправления вносятся автоматически во все документы.
Если вы участвуете в банковской зарплатной программе, карту обычно приходится перевыпускать. Для замены карты необходимо направить в банк специальное заявление с указанием новых данных сотрудника. После того как карта будет готова, сотруднику остается только получить ее в отделении банка. Пока банк не выпустит новую карту, зарплату можно выплачивать наличными.
При закрытии полиса необязательного медицинского страхования (ДМС) работодатель также создает документ, заменяющий договор. Однако работник сам изменяет договор ДМС. Об этом его должны предупредить. Если сотрудник представляет интересы компании по доверенности, необходимо оформить новую доверенность.
Заявление о смене фамилии составляется в произвольной форме, так как нормативной формы не существует. Сотрудник подчиняется, в частности, ей:
— свое новое имя, должность — просьбу о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой фамилии — прежнюю и новую фамилию — данные о подтверждающих документах (паспорт, справки).
Сотрудник должен подписать и поставить дату на документе.
Команды могут быть созданы в любом формате, например
— Внести изменения в кадровые документы с помощью брендированных изменений,
— сообщает сотрудник Службы персонала.
Приказ подписывается руководителем компании или другим лицом, уполномоченным руководителем компании. Руководитель отдела кадров. О выдаче доверенности необходимо уведомить сотрудника, сменившего фамилию, а также службу персонала или других сотрудников (при необходимости).
Вопрос о том, нужно ли вносить изменения в трудовой договор, является спорным. С одной стороны, фамилия работника не является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Для того чтобы изменить фамилию или имя, работнику не обязательно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, если в будущем условия трудового договора изменятся, то новые данные должны быть указаны в договоре.
Чтобы избежать путаницы, работодателю целесообразно продемонстрировать изменение данных. Для этого следует составить дополнительное соглашение в произвольной форме. Документ должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен быть передан сотруднику. Попросите сотрудника расписаться на экземпляре работодателя в том, что он получил свой экземпляр. Этот порядок предусмотрен для регистрации трудовых договоров и распространяется на регистрацию дополнительных договоров, поскольку они являются неотъемлемой частью трудового договора. На практике каждое дополнительное соглашение к трудовому договору начинается с цифры один (часть 3 статьи 57, часть 1 статьи 67, статья 72 Трудового кодекса Российской Федерации; письмо Минтруда России). РФ № от 28. 04. 2020 г.
Смена фамилии работника не является основанием для подачи сведений о трудовой деятельности в ФИС, так как это не предусмотрено законодательством.
При этом фамилия и имя работника ЕФС-1 должны соответствовать реквизитам документа, подтверждающего регистрацию системы персонального (персонифицированного) учета ЕФКА (п. 3. 5 Порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного решением 3. 5 Правления Пенсионного фонда Российской Федерации
Для изменения фамилии или имени Сунила необходимо приложить форму СФР к форме АДВ-2, утвержденной постановлением Правления ПФР №. 243п от 31. 10. 2022 г. Данное заявление работник может подать самостоятельно или через работодателя (ст. 6, п. 2, стр. 2, Пенсионное страхование и обязательное социальное обеспечение «01. 04. 1996 №.
После исправления данных в документе, подтверждающем регистрацию системы индивидуального (персонифицированного) учета СФР, можно подавать форму ЕФС-1. Пункт 1 статьи 9 Закона № 27-ФЗ, пункт 2 статьи 14 Приказа № 3. пункт 5.
Смена фамилии мои действия
Работница вышла замуж и сменила фамилию. Как нужно сообщить об этом в ПФР и как внести изменения в трудовую книжку (лицевой счет работника)? Нужно ли подавать СЗВ-ТД?
Подпишитесь на YouTube и Telegram, чтобы быть в курсе значимых изменений в 1С и законодательстве
ЕФС-1 при переименовании: когда сдавать
При смене фамилии ЕФС-1 необходимо подать до 25 числа следующего месяца. Эта дата совпадает с праздничным днем и продлевает контрольный период.
Панель. График подачи EFS-1 в 2024 году.